محدودیتهای پروژه و نحوه مدیریت آن
محدودیتهای مهم پروژه و نحوه مدیریت آن؛ در هر پروژه، محدودیت‌هایی هستند که سرعت و کیفیت پروژه را به خطر انداخته و باید مدیریت و کنترل شوند.
به گزارش صنعت‌صنف، در این مقاله تلاش شده تا بزرگترین چالش مدیران واکاوی شده و پس از بیان شش محدودیت مهم هر پروژه، چگونگی مدیریت آنها نیز شرح داده شود.
آیا از شنیدن این سوال خسته شده‌اید؟ یکی از بزرگترین چالش‌هایی که هر مدیر پروژه‌ای با آن روبه‌رو می‌شود، محدودیتهای پروژه است. محدودیتهای پروژه فقط پروژه را محدود نمی‌کنند، بلکه می‌توانند خیلی سریع موفقیت آن را نیز به خطر بیندازند. به همین خاطر است که دانستن همه محدودیتهای ممکن، تاثیرات آنها بر یکدیگر و ابزارهای مدیریت پروژه که به آن محدودیت‌ها رسیدگی می‌کند، امری ضروری است.
محدودیتهای پروژه کدامند؟
در مدیریت پروژه، محدودیت پروژه هر چیزی است که گستره عمل پروژه را محدود می‌کند، سرعت و کیفیت پروژه را به خطر می‌اندازد و باعث می‌شود بیشتر از بودجه تعیین‌شده هزینه شود. با اینکه تعداد محدودیتهای ممکن زیاد است، اما رایج‌ترین آنها محدودیتهای سه‌گانه نام دارند.
مدل محدودیتهای سه‌گانه
هر مدیر پروژه‌ای از محدودیتهای سنتی پروژه در بحث مدیریت پروژه آگاه است:
زمان: مهلت تحویل خروجی چه زمانی است؟
محدوده: نتیجه مورد نظر دقیقا چیست؟
هزینه: برای دستیابی به این نتیجه چقدر سرمایه داریم؟
اگر یکی از اضلاع این مثلث را تغییر دهیم، بر دو ضلع دیگر نیز تاثیر می‌گذارد. اگر بتوانید از پس این محدودیتهای سه‌گانه بربیایید، احتمال بیشتری وجود دارد که پروژه موفقیت‌آمیزی را به سرانجام برسانید. چگونگی پرداختن به یک محدودیت بسیار پیچیده است، اما یک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند.
شش محدودیت پروژه
معمولا زمانی گفته می‌شود یک پروژه موفقیت‌آمیز است که اهداف آن در زمان تعیین شده و در چارچوب بودجه محقق شوند. گذشته از مسئله زمان، محدوده و هزینه، شش محدودیت دیگر نیز وجود دارد که روند دستیابی مناسب به اهداف پروژه را محدود می‌کند.
1. هزینه
پروژه شما به منابعی مانند نیروی کار، مصالح و تجهیزات نیاز دارد که همه این موارد هزینه‌بر هستند. این مسئولیت شما به‌عنوان یک مدیر پروژه است که اطمینان حاصل کنید که در طول مرحله برنامه‌ریزی و قبل از فاز اجرایی، به‌دقت هزینه‌های پروژه‌تان را برآورد می‌کنید و همین‌جاست که باید بودجه‌ای برای پروژه تعیین کنید تا همه هزینه‌هایتان را پوشش دهد. اگر نتوانید بودجه کافی برای پروژه در نظر بگیرید، ممکن است پروژه‌تان با شکست روبه‌رو شود.
2. زمان
برای مدیریت صحیح زمان لازم برای اجرای پروژه، باید برنامه‌ریزی انجام دهید که زمان‌بندی اجرای کارهای مربوط به پروژه را تعیین کند. برنامه زمانی پروژه، منابعی را که برای هر یک از اقدامات پروژه لازم است نیز تعیین می‌کند. زمان یکی از محدودیتهای حیاتی پروژه است؛ زیرا اگر به‌صورت صحیح مدیریت شود، می‌تواند بر محدودیتهای دیگر مانند هزینه و کیفیت نیز اثرگذار باشد. عدم پیگیری زمان باعث می‌شود نتوانید پروژه را در موعد مقرر تکمیل کنید و می‌تواند باعث کاهش محدوده پروژه شود و حتی بدتر از این، ممکن است کیفیت دستاوردهای پروژه را پایین بیاورد.
3. محدوده
به همهکارهایی که باید در یک پروژه انجام شوند، محدوده پروژه می‌گویند. به‌منظور تعیین توقعات شفاف برای تمام کسانی که در پروژه ذی‌نفع هستند، باید فعالیت‌ها، محصولات، مراحل مهم و همچنین آنچه را که قرار نیست اجرا شود، تعیین کنید. مدیران پروژه از یک ساختار شکست کار بهره می‌برند تا محدوده پروژه را به بخش‌های قابل مدیریت‌تر و کوچک‌تر تقسیم کنند.
4. کیفیت
با اینکه این محدودیت تقریبا مشابه محدودیت مربوط به محدوده است، اما اندکی با آن تفاوت دارد؛ زیرا محدوده پیامد مطلوب خاصی را تعیین می‌کند. به‌عنوان مثال، شاید محدوده پروژه شما شامل طراحی ۱۰ صفحه وب باشد. کیفیت بر ویژگی‌های هر یک از این صفحات وب تمرکز می‌کند. زمانی که به کیفیت پروژه می‌اندیشید، از خودتان بپرسید: «پیامدها تا چه حد با توقعات مطابقت دارند؟»
در مثالی که بیان کردیم، کیفیت، تعداد صفحات وب را تعیین نمی‌کند، اما ممکن است درباره تعداد کلمات تغییرات کیفیتی وجود داشته باشد. شاید شما ۱۰۰۰ کلمه را با تغییر کیفیت ۱۰۰+/- کلمه تقاضا کرده باشید؛ بنابراین اگر یک صفحه ۹۰۰ کلمه داشته باشد، شما آن را تایید می‌کنید، اما اگر صفحه دیگری ۸۵۰ کلمه داشته باشد، آن را نمی‌پذیرید.
کیفیت به دیگر محدودیت‌ها وابسته است. بیایید تصور کنیم که زمان‌تان رو به اتمام است و باید کاری را درست در موعد مقرر به اتمام برسانید. در این صورت، می‌توانید با افزایش تلورانس کیفیت و کاهش تعداد کلمات به ۸۰۰ کلمه، به آن موعد مقرر برسید.
5. ریسک
مدیریت ریسک، کار مهمی برای مدیران پروژه است، اما معنای واقعی این اصطلاح چیست؟ شما می‌توانید احتمال بروز ریسکی را ارزیابی کنید که بر پروژه شما تاثیر می‌گذارد. به‌عنوان نمونه شاید شما در حال طراحی شکل کلی وب‌سایت‌تان باشید و به این خاطر که تاخیر کرده‌اید، تصمیم می‌گیرید از بخش بررسی مشتری صرف‌نظر کنید. در این صورت، احتمال بروز این ریسک وجود دارد که مشتری شما صفحات وب نهایی را نپذیرد.
البته، شما می‌توانید ریسک را تا حدی تحت کنترل خود درآورید. به‌عنوان مثال، می‌توانید تصمیم بگیرید در مرحله بررسی از یک ریسک خاص اجتناب ورزید، اما از آنجا که مشتری هر یک از طرح‌های شما را بررسی خواهد کرد و یک مدیر پروژه باید بر این روند نظارت کند، این تصمیم بر زمان‌بندی و هزینه‌های مربوطه اثرگذار خواهد بود.
6. منابع
گاهی اوقات، حتی با داشتن سرمایه‌ای بی‌نهایت نیز نمی‌توانید منابع خاصی را که نیاز دارید، به دست آورید. به‌عنوان مثال، ممکن است خرید یک منبع فیزیکی (مثلا یک چیپ الکترونیکی) بیش از انتظار شما زمان ببرد و همین باعث شود که به موعد مقرر تکمیل پروژه نرسید. اگر وجود این منبع در پروژه شما ضروری باشد، باید قید انجام پروژه را در موعد مقرر بزنید؛ چراکه هیچ سرمایه و پولی نمی‌تواند زمان تحویل آن منبع را جلو بیندازد.
چگونگی مدیریت محدودیتهای پروژه
مدیریت محدودیتهای پروژه درواقع همان نحوه مدیریت پروژه است. شما باید از طریق چرخه عمر پروژه محدودیتهای پروژه را پیگیری و کنترل کنید و با شناسایی ناهنجاری‌ها به سرعت به رفع آنها بپردازید. مدیریت محدودیت‌ها پروژه شما را در مسیر و در چهارچوب بودجه نگه می‌دارد. در اینجا شش روش برای مدیریت محدودیتهای پروژه وجود دارد؛
هزینه: برنامه مدیریت هزینه، برنامه‌ای استراتژیک برای بودجه پروژه شماست. این برنامه یک رویکرد چهارجانبه است که برنامه‌ریزی منابع، برآورد هزینه، بودجه‌بندی و کنترل هزینه را مدنظر قرار می‌دهد. بله، این یک برنامه است، اما در طول پروژه برای کمک به ثبت هزینه‌ها و کنترل محدودیتهای هزینه در کار اعمال می‌شود.
زمان: برنامه مدیریت زمان روشی برای پیگیری زمانی که روی یک کار صرف می‌شود و پیشرفت پروژه است. این روش شامل زمان‌بندی دقیق و سپس کنترل و نظارت بر آن برنامه زمانی است تا اطمینان حاصل شود که زمان واقعی شما با برنامه مدیریت زمان هماهنگ است. زمان یکی از محدودیتهای اصلی و کلید موفقیت پروژه است.
محدوده: برنامه مدیریت محدوده شامل تمام روندهایی می‌شود که در اجرای یک پروژه دخیل هستند. محدوده مانند یک نقشه راه برای پروژه عمل کرده و محدودیتهای آن را تعیین می‌کند. مدیریت محدوده پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا تغییرات همیشه بر محدوده تاثیر می‌گذارند. توجه داشته باشید که بدون در دست داشتن یک برنامه مناسب، ممکن است پروژه‌ها به‌سرعت از مسیر خارج شوند.
کیفیت: برنامه مدیریت کیفیت به مدیر پروژه و تیم او کمک می‌کند که توقعات افراد ذی‌نفع را برآورده کنند. ممکن است شما بتوانید یک پروژه را به‌موقع و حتی با بودجه‌ای کمتر از میزان پیش‌بینی‌شده به پایان برسانید، اما اگر کیفیت آن مطابق با انتظارات نباشد، یک شکست محسوب می‌شود. یک فرد ذی‌نفع یا یک مشتری برنامه شما را بررسی می‌کند تا اطمینان یابد که محدودیتهای پروژه دقیق هستند.
ریسک: برنامه مدیریت ریسک به شما کمک می‌کند که مشکلات احتمالی را که ممکن است در روند پروژه پیش بیاید، شناسایی کرده و به آنها رسیدگی کنید. این ریسک‌ها می‌توانند بر محدودیتهای پروژه تاثیر بگذارند، بنابراین مهم است که ببینید ممکن است چه اتفاقی رخ دهد، تاثیر آن را روی پروژه ارزیابی کنید، برنامه کاهش ریسک یا طرحی اضطراری داشته باشید و همیشه بر این موارد و ریسک‌های دیگر نظارت کرده تا بتوانید به‌صورت صحیح از عهده آنها بربیایید.
منابع: برنامه مدیریت منابع برای تعیین نحوه طبقه‌بندی، تخصیص، مدیریت و عرضه منابع پروژه مانند تیم‌ها، تجهیزات و مصالح استفاده می‌شود. یک پروژه بدون مدیریت تیم و منابع لازم، متضرر می‌شود.
متعادل‌ساختن محدودیتهای پروژه
مدیران پروژه علاوه بر تعیین روال‌ها، دستورالعمل‌ها و فعالیت‌های لازم برای مدیریت منابع پروژه، می‌توانند آنها را متعادل هم بکنند. با در نظر گرفتن اهمیت محدودیتهای پروژه در تحویل یک پروژه موفق، بسیار مهم است که مدیران پروژه این مراحل را برای مدیریت آنها درک کنند.
ابتدا، باید به برنامه‌ریزی بپردازید. برنامه‌های بالا طی مرحله برنامه‌ریزی پروژه توسعه پیدا می‌کنند، اما شما باید هر مرحله از پروژه را نیز در چرخه عمر پروژه طراحی کنید. این اقدام معمولا با ساختار شکست کار (WBS) آغاز می‌شود تا بتوان هر ماموریت و محصول قابل تحویل را تعیین کرد.
سپس، باید هریک از محدودیتهای پروژه را بررسی کرده و تعیین کنید آنها چطور می‌توانند پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهند. اینجاست که مدیریت ریسک و تسطیح منابع وارد عمل می‌شوند. تسطیح منابع یعنی تنظیم تاریخ آغاز و پایان محدودیتهای منابع به‌منظور متعادل‌ساختن تقاضای مربوط به آن منابع. همچنین باید برنامه مدیریت کیفیت خود را همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، آماده کنید.
متعادل نگه‌داشتن حجم کاری اعضای تیم نیز نکته‌ای کلیدی است. اگر بیش از اندازه وظایفی را به آنها محول کنید، از پا درمی‌آیند. این به معنای آن است که بازدهی اعضای تیم را از دست می‌دهید؛ عاملی که در موفقیت کلی پروژه حیاتی است. بنابراین مدیریت صحیح منابع یکی از مهمترین جنبه‌های محدودیتهای پروژه است.
خارج از حیطه برنامه‌های مدیریتی، باید روابط را نیز در نظر بگیرید. داشتن روابط منظم، شفاف و واضح با اعضای تیم می‌تواند به پیشرفت بدون اشکال پروژه کمک کند. مهم است که محدودیتهای مختلف پروژه را بشناسید؛ زیرا تنها راه کنترل محدودیت‌ها، داشتن درک درست از آنهاست. زمانی که می‌خواهید تصمیمات بزرگی اتخاذ کنید، فقط زمان، محدوده و بودجه را به حساب نیاورید، بلکه کیفیت، ریسک، منابع، ماندگاری، سازمان‌دهی، روش‌شناسی و رضایت مشتری را نیز در نظر بگیرید.
منبع: گروه سرمایه‌گذاری پرسال
ثبت دیدگاه